Fristen und Definition
Am 13. Oktober 2019 wurde in Polen gemäß des Gesetzes vom 1. März 2018 zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ein zentrales Register für wirtschaftliche Eigentümer (Nutzungsberechtigte) eingeführt - ein Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) System, das Daten über Nutzungsberechtigte sammelt und verarbeitet.
Die Meldefrist vom 13. April 2020 wurde aufgrund der Covid-19-Krise vom polnischen Finanzministerium auf Juli 2020 verschoben. Bei neuen Unternehmen sollten die Informationen spätestens innerhalb von 7 Tagen ab dem Zeitpunkt der Eintragung in das Nationale Gerichtsregister (KRS) eingereicht werden, dies gilt ebenso für Änderungen der bereits übermittelten Informationen.
Das Register wird - wie vorgesehen - öffentlich sein und alle darin enthaltenen Informationen werden kostenlos über elektronische Kommunikationsmittel zur Verfügung gestellt.
Das Gesetz definiert einen Nutzungsberechtigten als eine natürliche Person oder natürliche Personen, die aufgrund ihrer rechtlichen oder tatsächlichen Befugnisse eine direkte oder indirekte Kontrolle über ihren Auftraggeber ausüben, die es ihnen ermöglichen, einen entscheidenden Einfluss auf die Handlungen oder Aktivitäten des Auftraggebers oder der natürlichen Person auszuüben, also natürliche Personen, in deren Auftrag die Geschäftsbeziehung hergestellt oder eine gelegentliche Transaktion durchgeführt wird.
Wer ist ein Nutzungsberechtigter?
Ein Auftraggeber, der eine andere juristische Person als ein Unternehmen ist und dessen Wertpapiere zum Handel an einem geregelten Markt zugelassen sind, der den Offenlegungspflichten nach den Gesetzen der Europäischen Union oder gleichwertigen Gesetzen eines Drittlandes unterliegt, wird als Nutzungsberechtigter betrachtet, zum Beispiel:
- eine natürliche Person, die Gesellschafter oder Aktionär der Gesellschaft ist und das Eigentumsrecht an mehr als 25% der Aktien dieser juristischen Person hält
- eine natürliche Person, die mehr als 25% der Stimmen im Organ der Gesellschaft hält, auch als Pfandgläubiger oder Nutzer, oder auf der Grundlage von Vereinbarungen mit anderen stimmberechtigten Personen
- eine natürliche Person, die die Kontrolle über eine juristische Person oder juristische Personen ausübt, die gemeinsam zum Besitz von mehr als 25% der Aktien der Gesellschaft berechtigt sind oder gemeinsam mehr als 25% der Stimmen in Organen der Gesellschaft halten, ebenso wie ein Pfandgläubiger oder Nutzer oder aufgrund von Vereinbarungen mit anderen stimmberechtigten Personen
- eine natürliche Person, die die Kontrolle über das Unternehmen ausübt, indem sie in Bezug darauf die Rechte gemäß Artikel 3 Absatz 1 Punkt 37 des Rechnungslegungsgesetzes vom 29. September 1994 (Journal of Laws von 2019, Position 351) hält
- eine natürliche Person, die eine leitende Position in Unternehmensorganen innehat, wenn nachweislich keine Identität der in den oben genannten Punkten genannten natürlichen Personen festzustellen ist, und wenn kein Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht
In Bezug auf den Treuhand Kunden ist der Nutzungsberechtigte:
- Gründer
- Treuhänder
- Vorgesetzter (sofern ernannt)
- Begünstigter
- eine andere Person, die treuhänderische Kontrolle ausübt
In Bezug auf einen Kunden, der eine natürliche Person ist, die eine Geschäftstätigkeit ausübt, und für die es keine Anzeichen oder Umstände gibt, die darauf hindeuten könnten, dass eine andere natürliche Person oder natürliche Personen die Kontrolle über ihn haben, gilt dieser Kunde gleichzeitig als Nutzungsberechtigter.
Das Gesetz klassifiziert Unternehmen, deren Daten zu den Nutzungsberechtigten im Register erfasst sind, als:
- offene Handelsgesellschaften
- Kommanditgesellschaften
- Kommanditgesellschaften auf Aktien
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- einfache Aktiengesellschaften (ab 1. März 2020)
- Aktiengesellschaften, ausgenommen Aktiengesellschaften im Sinne des Gesetzes vom 29. Juli 2005 über öffentliche Angebote, Bedingungen für die Einführung von Finanzinstrumenten in den organisierten Handel und Aktiengesellschaften (Journal of Laws von 2019, Position 623).
Die Einreichung von Daten in das Register und die Aktualisierung kann nicht durch einen Bevollmächtigten erfolgen. Die zur Vertretung des Unternehmens befugte Person ist verpflichtet, diese Aktivitäten selbst durchzuführen. Der Antrag ist in Form eines elektronischen Dokuments einzureichen, das eine qualifizierte elektronische Unterschrift oder eine von einem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil (zertifiziert durch die „Electronic Platform of Public Administration Services“) bestätigte Unterschrift trägt und die Erklärung der Person enthält, die das Register über die Richtigkeit der übermittelten Informationen informiert.
Haftung für die Daten
Nach Artikel 68 des Gesetzes wird davon ausgegangen, dass die im Register eingetragenen Daten wahr sind. Die Person, die Informationen über die Nutzungsberechtigten und deren Aktualisierungen übermittelt, haftet für Schäden, die durch die Meldung falscher Daten an das Register sowie für die Nichtmeldung von Daten und Änderungen der im Register eingetragenen Daten innerhalb der gesetzlichen Frist verursacht werden, es sei denn, der Schaden ist auf höhere Gewalt zurückzuführen oder allein aufgrund des Verschuldens des Geschädigten oder eines Dritten, für den die Person, die die Informationen über die Nutzungsberechtigten und deren Aktualisierungen übermittelt, nicht verantwortlich ist.
Die Nichteinhaltung der Meldepflicht über die Nutzungsberechtigten innerhalb der vorgeschriebenen Frist kann mit einer Geldbuße von bis zu 1 000 000 PLN geahndet werden.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Aleksandra Serafin
Telefon: +48 696 423 820
E-mail: aleksandra.serafin
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