Abschluss von Arbeitsverträgen – besser digital oder handschriftlich?
Im Personalwesen werden zunehmend elektronische Signaturen genutzt. Es ist wichtig, die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen und die gesetzlichen Vorschriften zu beachten.
Arten von Unterschriften:
- Eigenhändige Unterschrift: Traditionell handschriftlich mit Kugelschreiber auf Papier.
- Pad-Signatur: Unterschrift auf einem Touchscreen-Tablet. Umstritten, ob dies als eigenhändige Unterschrift zählt. Es fehlt ein physisches Originaldokument, aber einige Experten akzeptieren es, wenn das Dokument sicher gespeichert wird und der Touchscreen von hoher Qualität ist.
Grundsätzlich sind Arbeitsverträge formfrei und können auf verschiedene Weise abgeschlossen werden, z.B. per E-Mail oder mit elektronischen Signaturen.
Ausnahmen: Lehrverträge müssen schriftlich geregelt sein undAbreden zur Überstundenvergütung und bestimmte Vereinbarungen unter Gesamtarbeitsverträgen oder Normalarbeitsverträgen können die schriftliche Form erfordern.
Fazit: Die meisten Arbeitsverträge brauchen keine bestimmte Form, aber es gibt wichtige Ausnahmen. Elektronische Signaturen sind oft ausreichend, aber die spezifischen gesetzlichen Anforderungen müssen beachtet werden.
Spesen: das hat es damit auf sich
Sämtliche Auslagen der Mitarbeitenden, die für die Ausführung ihres Berufes und unter Wahrung der Interessen des Arbeitgebers anfallen, sind Spesen. Auslagen für Verpflegung, Fahrten, Flüge, Unterkünfte, Schutzkleidung, Telefonie, Repräsentationszwecke und Porto gelten typischerweise als Spesen.
Überhöhte Spesenauslagen wie First-Class-Flüge oder Luxushotels sind keine Spesen, da diese nicht den Interessen des Arbeitgebers entsprechen. Entschädigungen für den Arbeitsweg gelten nicht als Spesen. Diese Auslagen stellen vielmehr sozialabgabepflichtiges Einkommen dar. Die vergüteten Auslagen für den Arbeitsweg muss das Unternehmen im Lohnausweis deklarieren, womit diese beim Arbeitnehmenden einkommenssteuerpflichtig sind.
Vorsicht: Lohnausweise sind Urkunden im strafrechtlichen Sinne. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise können als Urkundenfälschung gelten.
Effektive Spesen oder Pauschalspesen: diese Spesenarten gibt es
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie sich Spesen abrechnen lassen:
- effektive Spesen: Den Mitarbeitenden werden alle Auslagen vergütet, die diese für die Ausübung ihres Berufes benötigen. Bedingung ist, dass die Ausgaben im Interesse des Arbeitgebers anfallen. Die Mitarbeitenden müssen die Auslagen mit Quittungen und Belegen nachweisen können. Effektive Spesen müssen jeweils zusammen mit dem Lohn bezahlt werden, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet ist.
- Pauschalspesen: Bei Pauschalspesen legt das Unternehmen einen pauschalen Betrag fest, der den Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zusammen mit der Lohnauszahlung bezahlt wird. Pauschalspesen sind für Unternehmen sinnvoll, die eine hohe Anzahl an Spesenbelegen verarbeiten müssten. Theoretisch müssen die Pauschalspesen in etwa den effektiv damit abgegoltenen Auslagen entsprechen. Werden Pauschalspesen in einer Steuererklärung geltend gemacht, ohne dass sie auf einem von der Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement beruhen, werden sie zu den steuerbaren Einkünften gezählt.
Verkehrsbussen gelten nicht als Auslagen im Sinne von Spesen. Vereinbarungen, wonach der Arbeitgebende diese übernimmt, sind rechtswidrig.
Neubewertung einer Immobilie auch ausserhalb des 10-Jahres-Rhythmus möglich
Die Neubewertung eines Grundstücks erfolgt in der Regel alle zehn Jahre. Dies geschieht auf Antrag des Eigentümers oder nach einer wesentlichen Veränderung der wertbestimmenden Eigenschaften der Liegenschaft. Ausserdem sollte der Verkehrswert eines Grundstücks auch ohne Neubeurteilung an die Entwicklung der Marktpreise angepasst werden, wenn sich diese im Vergleich zum Stand der letzten Wertermittlung um mehr als zehn Prozent verändert haben.
Das Bundesgericht hat nun entscheiden, dass beim Kauf eines Grundstückes das Steueramt berechtigt ist, eine Neuschätzung zu veranlassen. Die neuen Eigentümer klagten gegen diese Neuschätzung, da sie sich gegenüber bestehenden Grundeigentümern benachteiligt fühlten und nicht akzeptierten, dass das Steueramt vom 10-Jahres-Rhythmus abwich.
Das Gericht gab dem Steueramt Recht, dass wenn offenkundige Anhaltspunkte für eine starke Abweichung des Kaufpreises vom Schätzwert vorliegen, eine Neubeurteilung vorgenommen werden darf. (BGE 2C_681/2020 vom 25.6.2021)
Vorbezug von Pensionskassengeldern nur für den eigenen Wohnsitz
Der Vorbezug von Pensionskassenguthaben ist für den Kauf oder Bau von Wohneigentum nur erlaubt, wenn das Haus oder die Eigentumswohnung von der versicherten Person und deren Familie bewohnt wird. Erlaubt sind mit dem Vorbezug auch wertvermehrende Investitionen am eigenen Wohneigentum und die Rückzahlung von Hypotheken. Der Vorbezug für die Finanzierung von Renditeobjekten, Ferienwohnungen oder Liegenschaften zur Vermietung ist nicht erlaubt.
Kassen richtig führen
Die Kassenbuchhaltung ist ein essenzieller Teil der Buchführung und gesetzlich vorgeschrieben, selbst für Kleinstunternehmen. Es ist wichtig, täglich Kasseneinnahmen und -ausgaben zu erfassen und Belege dafür aufzubewahren. Die Buchführung erfolgt für das Konto Kasse, das zu den aktiven Bestandskonten zählt.
Das Kassenkonto kann nie negativ sein. Kassenberichte müssen unveränderlich sein und können entweder handschriftlich, mit geeigneter Kassenbuch-Software oder elektronischen Registrierkassen geführt werden. Das Kassenbuch darf daher nicht direkt in Excel geführt werden, es kann aber die Vorlage ausgedruckt und handschriftlich geführt werden.
Fremdwährungen müssen zum Stichtag mit dem gültigen Kurs umgerechnet werden.
Der Kassensturz dient als regelmässige Kontrolle des Kassenbestands. Das Ergebnis sollte mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen.
Wenn die Kassenbuchführung nicht den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung entspricht, kann dies als Buchführungsdelikt gelten. Dies kann der Fall sein, wenn die Verantwortlichen sich nicht ausreichend über die Anforderungen einer ordnungsgemässen Buchführung informieren, den Überblick verlieren oder wichtige Unterlagen und Belege verlieren.
Der Grenzsteuersatz als wichtige Grösse bei Steuerthemen
Der Grenzsteuersatz beantwortet die Frage, wie ein zum bisherigen steuerbaren Einkommen zusätzlicher Betrag besteuert würde. Wegen der Progression ist der Grenzsteuersatz jeweils höher als der durchschnittliche Satz, zu dem das gesamte Einkommen besteuert wird. Beträgt z.B. der Grenzsteuersatz 20 Prozent, muss von CHF 1‘000 zusätzliches Einkommen CHF 200 Steuern bezahlt werden.
Die Frage nach dem Grenzsteuersatz stellt sich vor allem bei der Einzahlung in die Säule 3a, indirekter Amortisation oder anderen Steuermassnahmen.
Bei Betreibung des Arbeitgebers: wird der Brutto- oder der Nettolohn geschuldet?
Das Bundesgericht klärte die Frage, ob ein Arbeitgeber, der betrieben wird, die Bruttolohnforderung oder nur den Nettolohn schuldet und ob er die Bezahlung der Sozialversicherungsbeiträge nachweisen muss.
Das Bundesgericht entschied, dass der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge bezahlen muss und den Umfang dieser Pflicht mit Dokumenten nachweisen muss. Er muss aber nicht die tatsächliche Bezahlung der Beiträge belegen, da diese Beiträge gleichzeitig mit oder nach der Lohnforderung fällig werden. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer nicht sicher sein kann, dass die Beiträge tatsächlich bezahlt werden. Er befindet sich also in der gleichen Lage wie bei einer fristgerechten Lohnzahlung ohne Zwangsvollstreckung, bei der er auch nicht weiss, ob die Beiträge bezahlt werden.
Deshalb: Erbringt der Arbeitgeber den Nachweis für die Bezahlung der Sozialversicherungsbeiträge nicht, ist die definitive Rechtsöffnung für die Bruttolohnforderung zu erteilen. (Quelle: BGE 5A_816/2022 vom 7.6.2023)
ALPS – die neue Plattform für Entsendungen aus der Schweiz
Wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum in ein anderes Land entsendet, liegt eine Entsendung vor. Das Arbeitsverhältnis bleibt bestehen und die Sozialversicherungen werden weiterhin im Herkunftsstaat bezahlt.
Diese Entsendung muss den Behörden gemeldet werden. Das Bundesamt für Sozialversicherungen hat dafür die Plattform ALPS entwickelt. So können dank elektronischer Abwicklung Mitarbeitende einfacher entsandt und die nötigen Unterlagen eingereicht werden. Das Login erfolgt via der kantonalen Ausgleichskasse.
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